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Office软件优化技巧集锦

给微软Office办公软件加一点插件,然后看着Word、Excel和Outlook完成一些你以前想都没有想过的功能吧。

  在老版本的Office软件中打开Office 2007文件格式:微软在Office2007里更改了默认的文件格式,因此你用老版本的Office软件将打不开Office 2007生成的文件。不过只要你有OFfice 2000、XP或者2003里的任何一个,你就可以安装一个Office兼容包,就可以向后兼容新文件格式。

  用Office 2003打开老文件:与前文所述相反的是,安装了SP3补丁集的Office 2003将无法打开Office 97之前的文件格式,以避免安全问题。要让Office能够打开这些文件,需要修改一下注册表。幸运的是,微软已经创建了注册表文件脚本来简化这个过程。只要下载这些文件,右键选中所有文件,选择“合并”。马上所有的旧Office文件就都可以打开了。

  瞬间让本地文档全部在线:对于群体协作者来说,在线文档处理工具是一个非常不错的选择,但把文档搬上网络——并让线上与线下文档保持一致——就是件棘手的事情。Office软件的Zoho插件可以让上传与下载文件变得更加简单,无需离开Omce程序就可以完成所有操作。

  用Office创建PDF文档:不必安装专业版的Adobe Acrobat,就可以创建和编辑PDF文档。使用CenoPDF,不必切换Word、PowerPoint或者Excel就可以创建PDF。安装它后,选择打印文档,然后选择PDF打印即可,还可以创建基于PDF的表单元素,使用文本输入区,按钮和选择框等。CenoPDF可供免费试用,不过免费版所创建的PDF会加上水印。购买正式版的费用是29美元。

  在Outlook里添加节假日:不想每年都在Outlook日历里手动添加纪念日和圣诞节?你可以一次性把一年12个月里所有的节假日都添加进去,选择“32具选项”,然后是“日历选项”(在“选项”标签上),在下一屏里,点“添加节假日”,选择对应的国家或者多个国家,然后点“OK”即可。

  组织与管理Outlook数据:ClearContext信息管理系统提供了有用的工具用于管理Outlook数据,启动一个管理面板,能看到所有任务和日历项目。通过ClearContext,你可以给每封邮件分配一个主题(由你来定义),然后所有的后续邮件都自动归类到一起。它还能根据你与联系人的邮件往来频繁度,自动标出最重要的联系人,并根据发件人的重要程度自动给邮件加上彩色标签。通过隐藏不重要的邮件,ClearContext能够让收件箱保持整洁有序,其实就是把邮件从收件箱里移出一段指定的时间。此程序可以免费使用30天,试用期后需要花90美元购买正式版。

  变身超级会议用户:MeetingSense在Outlook的基本日历功能之上,把它变成一个“发电站“。它有一个扩展的会议管理面板,你可以在其中设定日程,通过邮件发出概要,并提供了一个集中化的会议空间,你可以与其它MeetingSense用户共享文件,创建便笺与活动条目。对于分处不同地方,又需要经常见面的团队来说它非常不错。在14天的试用期后,购买它需要花费199美元。

  在Outlook与Lotus Notes中互相导入联系人:使用Personal NAB地址簿的导入/导出工具,把Lotus Notes里的联系人导入Outlook中,或者反之都是一件很简单的事情。你可以在Lotus网站免费下载这个工具。启动它你就能看到你希望进行转换的文件,选择合适的操作,点一下“开始”按钮。举个例子来说,如果你想迁移到其它平台,这非常简单。

  概览联系人信息:inbox(收件箱)反过来说就是“xobni”,这听上去或许有些令人迷惑。不过Xobni Insight的优雅界面绝对不会让人看不明白,通过它,你在阅读邮件时,可以同时看到联系人的邮件往来等相关信息。目前你只能登录邮件等候个人测试版的邀请邮件。Xobni驻扎在Outlook窗口的右侧,通过它可以看到邮件收发频率,联系人信息,早期的邮件会话等。另外值得一试的是Xobni分析功能,可以追踪你每天收到、发出了多少封邮件。

  优化Outlook的十八招:MAPILab工具箱里有18款Outlook插件。有些工具非常简单而易于使用,比如在搜索联系人时隐藏传真号码功能。其它的工具也非常棒,比如说有一款工具可以扫描所有发出的邮件,检查是否含有“请见附件”这样的词汇,如果有,则弹出一个窗口来提示你,以防附件没有添加进去。MAPILab工具箱可以免费使用30天,试用期过后需要支付24美元购买正式版本。

  在Word里修订文本:如果某些文件被认为包含敏感话题(或者尴尬内容),而不合适被公众获悉,你知道联邦政府会怎么清除这些文件的特定内容吗?你也可以做到,只要你下载了微软提供的适合于Office 2003的Word Redaction插件。你自己可以查看修订区域,但当你以修订模式导出文档时,别人是看不到(或者无法编辑,这取决于你的设置)被标记了的区域的。

  无需群体协作软件,照样共享Excel文件:你可以与其它人共享同一个Excel文件,而不需要任何基于网络的协作系统。只要给Excel安装一个eXpresso插件——它还是2007年的创新奖获得者——在使用Excel时你可以即时保存文件,当其它人在使用同一文件时可以对文件进行锁定,然后重新开放让其它人可以编辑。当文件被解锁时,它还会自动发送邮件通知。你甚至可以精确地锁定电子表格里的诸如“specific"这样的内容区域,以防止其它人篡改。

  用统计数据充实电子表格:一张Excel电子表格实际上就是一堆数据。不过手动添加信息是一件很劳神的事情。CDXStreamer可以帮助你完成这些事情。安装这个Excel插件,然后配置它自动寻找某个你感兴趣的地区或者股票的信息。它会自动从网络上抓取这些消息。CDXStreamer可免费试用14天.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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